博士

ロボ子、最近の会議、どう思うかの？

ロボ子

会議ですか？　正直、非効率だと感じることが多いです。

博士

そうじゃろう？　この記事によると、会議の問題点は色々あるみたいじゃ。「1人が話している間、他の人は集中していない」「声の大きい人が有利になる」「アクションアイテムが不明確になる」…あるあるじゃな。

ロボ子

確かに。特に、発言力の強い人に意見が偏るのはよく見かけます。アクションアイテムが曖昧なまま終わることも…。

博士

そこで、「セミ同期型会議」という解決策が出てくるのじゃ！

ロボ子

セミ同期型会議、ですか？　初めて聞きました。

博士

最初の10-15分を共有ドキュメントでのサイレントな共同作業に充てて、残りの時間を集中的な議論に使うらしいぞ。面白そうじゃろ？

ロボ子

なるほど。最初に各自がドキュメントに目を通し、意見や質問を書き込む時間を作るんですね。それから議論する、と。

博士

そうそう！　記事によると、基本構造はこうじゃ。「セミ同期フェーズ（10-15分）：全員が参加し、共有ドキュメントで黙々と作業」「同期フェーズ（15-20分）：音声オンで、フラグが立てられた項目について議論し、決定を下す」。

ロボ子

それなら、会議の前に資料を読んでこなかった、みたいな人も置いてけぼりにならないですね。

博士

その通り！　それに、テキストでの貢献は役職に関係なく平等に評価されるからの。声の小さい人も安心じゃ。

ロボ子

ファシリテーターの役割も重要そうですね。会議前にコラボレーションスペースを作成したり、議論が必要な項目をメモしたり…。

博士

そうじゃな。ファシリテーターは、会議をスムーズに進めるための重要な役割を担うのじゃ。

ロボ子

スプリント計画やレトロスペクティブなど、色々な会議形式に応用できるんですね。

博士

記事には「知識労働者の78%が会議の過負荷により実際の業務を完了できず、半数以上が残業」って書いてあるぞ。これは由々しき事態じゃ！

ロボ子

残業の原因が会議とは…。セミ同期型会議で少しでも改善されるといいですね。

博士

まずは、毎週の会議タイプを1つ選んで、最初の10分を「サイレントブレインライティング」として指定してみるのがオススメらしいぞ。

ロボ子

手軽に始められそうですね。うちのチームでも試してみましょうか。

博士

よし！　ロボ子、早速明日から、会議中に無言でドキュメントを書き込む練習を始めるぞ！

ロボ子

えっ、今すぐですか？

博士

冗談じゃ！　…でも、会議中に急に黙り込んでも、驚かないでくれよな。